Jak jsme uspořádali valnou hromadu on-line

S příchodem března jsme ve výboru Šestajovické tělocvičné jednoty začali uvažovat o každoroční povinnosti – uspořádání valné hromady. Vzhledem k hygienickým opatřením, které v současné době kvůli probíhající epidemii CovId-19 platí, jsme zvolili on-line formu.

V našem případě mají hlasovací právo všichni zletilí členové a vždy požadujeme, aby nejpozději v den konání valné hromady měli uhrazen členský příspěvek na aktuální rok. Jelikož jsme letos zatím nezačli s cvičební aktivitou, takových členů bylo u nás v den konání valné hromady jen 36.

Jednací řád vycházel ze vzoru zaslaném z ústředí České obce sokolské – verze tzv. „Lex Covid“, a byl upraven dle běžného jednacího řádu tak, aby lépe vyhovoval setkání účastníků v „reálném čase“, nikoli prostřednictvím e-mailu. Upozorňujeme, že tento jednací řád neprošel odbornou kontrolou a lze ho použít pouze na vlastní riziko. Schůze ale proběhla analogicky běžné valné hromadě s jediným rozdílem, že se každý nacházel fyzicky ve svém domovském „hnízdě“ a každý si zajišťoval občerstvení z vlastních zdrojů.

Pro lepší představu o technickém provedení zde sdílím doslovné texty, které byly použity při komunikaci se členy. Tyto informace můžete dle libosti převzít s jedinou podmínkou – za žádnou způsobenou újmu nezodpovídáme.

Technická realizace

  1. plakát s informací o valné hromadě byl vytvořen v Canva.com
    • návrh naleznete ve složce Šestajovice; pokud byste ho chtěli upravovat, upravujte prosím svoji kopii
    • obrázek (přesněji video – animace automaticky vytvořená Canvou) byl sdílen na Facebooku a na webu jednoty
  2. na webu byly zveřejněny podrobnější informace ke konání a technické požadavky
  3. na e-mailové adresy všech členů a rodičů byla odeslána pozvánka – informace o konání valné hromady s odkazem na web
  4. společně se členy výboru a cvičiteli byla týden před konáním uspořádána zkouška, kde si vyzkoušeli vyplnění prezenční listiny a hlasování a byli vyzvání k přípravě a zaslání snímků do prezentace
  5. předem byla připravena prezentace s informacemi o činnosti oddílů a o hospodaření jednoty
  6. v den konání valné hromady byla vytvořena schůzka v Google Meet a odkaz byl uveřejněn na webu u dříve uvedených informací
  7. během konání byly určeny tyto role:
    • prezentátor – na svém PC měl spuštěnou prezentaci a dle požadavků přednášejících posouval snímky
    • zapisovatel – schůzku nahrával formou zabudovaného nahrávání schůzky a jako záznam obrazovky pomocí software OBS Studio
    • mandátní komise – sčitatel hlasů; jako pomůcka bylo použito rozšíření pro Google Chrome s názvem Grid Ruler, které umožňuje umístit čáru („pravítko“) na dané místo na obrazovce a zrychlit tak sčítání hlasů; v našem případě tyto tři výše uvedené role plnila jedna osoba se dvěma PC
    • moderátor – br. starosta, který schůzi vedl a vyzýval ke hlasování
    • cvičitel – komentoval prezentaci při zprávě oddílu
    • člen s hlasovacím právem – v případě hlasování o usnesení, které bylo uvedeno na prezentaci a bylo přečteno br. starostou, po vyzvání zvedl ruku (funkce Google meet „přihlásit se o slovo“); sčitatel po ukončení hlasování zrušil přihlášení všech
    • host – účastnil se, ale nehlasoval
  8. po zahájení valné hromady byly přítomní vyzvání k vyplnění prezenční listiny, která byla vytvořena v tabulkách Google s využitím rozšíření Forms Upload – placená verze, které umožňuje vložení podpisu do formuláře a uložení souboru pro případ účasti na základě plné moci.
  9. po skončení došlo k doplnění zápisu a usnesení, které plánujeme nechat podepsat členy výboru klasickou formou (toto jsme zatím nerealizovali)

Příklady komunikačních textů

Text na webu

Valná hromada T.J. Sokol Šestajovice 27. dubna 2021
Pozvánka (odkaz na jednostránkový dokument v PDF)
Jednací řád (odkaz na dokument v PDF)
Začátek valné hromady je ve 20:00, předpokládaný konec je ve 21:00.

Valná hromada bude uskutečněna formou on-line schůzky prostřednictvím videokonferenční služby Google Meet. Cca 15 minut před zahájením zde bude zveřejněn odkaz a bude umožněn vstup na valnou hromadu.

Zúčastnit se může kdokoli.
Hlasovat mohou plnoletí členové jednoty, kteří mají zaplacený členský příspěvek na rok 2021.

Technické podrobnosti pro členy s právem hlasovat

  1. Využijte anonymní okno prohlížeče – pokud máte v prohlížeči uložen účet Google jiné osoby, např. školní účet Google dítěte, zobrazilo by se jeho jméno místo vašeho
  2. Před začátkem je potřeba vyplnit prezenční formulář
  3. Pro ověření totožnosti budete vyzvání organizátorem k zapnutí videokamery po dobu přibližně 1 minuty.
  4. Hlasuje se funkcí přihlášení se o slovo (zvednutím ruky – návod zde); po zvednutí ruky vyčkejte, než vám toto zruší organizátor
  5. Valná hromada je z důvodu možnosti ověření zápisu nahrávána. Nahrávka nebude nikde zveřejněna a po ověření zápisu bude smazána.
    Pro technickou podporu kontaktujte prosím Milana Hybnera, tel. 776 412 328.

Odkaz bude aktivní cca 30 minut před zahájením. Vidíte odkaz šedivou barvou a schůzka se neotvírá? Pak prosím znovu načtěte stránku.

Valná hromada od 20:00 (odkaz na schůzku Google Meet)


Pozvánka a jednací řád
Pozvánka na valnou hromadu Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice dne 27. dubna 2020 od 20:00 do 21:00 (překpokládaný konec). Proběhne on-line formou prostřednictvím aplikace Google Meet. Těšíme se na Vaši účast!

Program valné hromady

  • Zahájení
  • Volba mandátové komise, návrhové komise, zapisovatele a ověřovatele zápisu
  • Schválení programu zasedání VH
  • Kontrola usnesení VH 2019
  • Zpráva výboru jednoty za uplynulé období včetně zpráv odborných útvarů a plán činnosti na rok 2021
  • Zpráva kontrolní komise
  • Finanční zpráva a rozpočet
  • Schválení finanční závěrky
  • Členské a oddílové příspěvky na rok 2021
  • Zpráva mandátové komise
  • Rozprava k předneseným bodům
  • Usnesení VH
  • Dotazy, diskuse
  • Závěr
    V Šestajovicích dne 12. duben 2021, Výbor T.J. Sokol Šestajovice

Jednací řád pro hlasování per rollam
Preambule

Výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice, IČ: 02952173, se sídlem Žižkova 142/1, 25092 Šestajovice, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. L 59521, rozhodl, že valná hromada pobočného spolku v daném kalendářním roce proběhne vzdáleně s elektronickým hlasováním, tedy per rollam, a to v důsledku epidemie koronaviru SARS CoV-2 (též COVID-19) a s tím souvisejících omezení ze strany vlády ČR a Ministerstva zdravotnictví ČR.

Možnost konání jednání a rozhodování spolkových orgánů mimo zasedání, tedy např. per rollam, i v případě, že tato možnost není zakotvena ve Stanovách ČOS či příslušného vnitrospolkového předpisu Směrnice ČOS č. 15/2017 – Směrnice pro přípravu a konání valných hromad tělocvičných jednot, vyplývá ze zákona č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby a o změně insolvenčního zákona a občanského soudního řádu (dále jen „Lex Covid“), a to konkrétně v ust. § 18 a násl.

Dle § 19 odst. 2 Lex Covid platí, že: „Nestanoví-li zákon nebo zakladatelské právní jednání podmínky rozhodování podle odstavce 1, určí je v případě nejvyššího orgánu statutární orgán, v případě jiného orgánu tento orgán. Tyto podmínky musí být členům orgánu oznámeny v dostatečném předstihu před rozhodováním“.

Výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice v návaznosti na shora uvedené rozhodl o konání valné hromady vzdáleně s elektronickým hlasováním, tedy per rollam, a to na základě pravidel stanovených tímto jednacím řádem.

Z důvodů omezujících opatření způsobených epidemií koronaviru SARS CoV-2 a s tím souvisejícího nestandardního způsobu konání valné hromady jsou na program jednání zařazeny pouze otázky, jejichž projednání nesnese odkladu z důvodů provozních či důvodů stanovených obecně závaznými právními předpisy.

I. Svolání valné hromady a usnášeníschopnost

Za okamžik svolání valné hromady se považuje odeslání pozvánky s návrhem programu, a to formou emailové zprávy na emailové adresy členských subjektů evidované v seznamu členů/pro účely běžné elektronické komunikace.

Nesejde-li se ve stanovenou dobu potřebný počet členů nebo delegátů (více jak 50 %), koná se valná hromada o patnáct minut později, pokud je přítomna alespoň jedna čtvrtina zletilých členů. Uvedenou skutečnost je nutno výslovně dokladovat prostřednictvím prezenční listiny v zápise z valné hromady.

Hlasování se účastní takový zletilý člen pobočného spolku, který hlasuje způsobem stanoveným tímto jednacím řádem alespoň o jednom bodu programu.

II. Průběh konání valné hromady

Hlasování probíhá elektronicky během on-line videokonference. Členové hlasují vyplněním funkcí přihlášení se o slovo (zvednutím ruky).

Usnesení každého bodu programu je přijato, hlasovala-li pro něho nadpoloviční většina přítomných členů pobočného spolku. Za přítomného se člen pobočného spolku považuje tehdy, hlasoval-li alespoň o jednom z bodů zařazených do programu způsobem a ve lhůtě stanovené tímto jednacím řádem.

III. Postup Výboru Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice po ukončení hlasování

Po ukončení hlasování dle čl. II tohoto jednacího řádu provede Výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice vyhodnocení průběhu hlasování per rollam, a to tak, že:
a) ověří mandát každého z hlasujících, tedy zda hlasoval v souladu s pravidly stanovenými tímto jednacím řádem,
b) na základě ověření mandátu hlasujících konstatuje, zda byla valná hromada usnášeníschopná,
c) vyhodnotí rozhodnutí o jednotlivých bodech programu.

Výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice provede zápis o vyhodnocení průběhu hlasování per rollam.

Výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice uloží výsledky hlasování v elektronické podobě, aby bylo možné provést kontrolu průběhu hlasování valné hromady.

Výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice zveřejní do 5 dnů ode dne lhůty pro ukončení hlasování výsledky hlasování valné hromady, a to na webových stránkách pobočného spolku na https://clen.sokolsestajovice.cz/#vh.

IV. Náhradní valná hromada

Zjistí-li Výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice postupem podle čl. III tohoto jednacího řádu, že valná hromada nebyla usnášeníschopná, svolá náhradní valnou hromadu v souladu s ust. § 257 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, s tím, že pro jednání náhradní valné hromady se použijí pravidla stanovená tímto jednacím řádem obdobně.
V Šestajovicích dne 12. dubna 2021

Text e-mailu

Vážené sestry a bratři, vážení rodiče a přátelé jednoty,

výbor Tělocvičné jednoty Sokol Šestajovice Vás zve na valnou hromadu, která proběhne v úterý 27. dubna 2021 od 20:00. Tentokrát proběhne formou videokonference on-line přes internet prostřednictvím aplikace Google Meet.

Schůze je určená především pro všechny zletilé členy členy naší jednoty. Kdokoli další se jí může zúčastnit jako host.

Připomínáme, že podmínkou pro možnost hlasovat o návrzích usnesení je mít zaplacený svůj členský příspěvek. Pro získání informací k platbě příspěvku prosím kontaktujte vedoucího svého oddílu. Přispívající členové, kteří nejsou členy žádného oddílu, nechť kontaktují vzdělavatelku Evu Vaňkovou, evankova@sokol.eu.

Další podrobnosti, pokyny a odkaz pro připojení naleznete na https://clen.sokolsestajovice.cz/#vh

Se sokolským nazdar!

Za výbor T.J. Sokol Šestajovice
Milan Hybner, náčelník

Informace pro účastníky po začátku schůzky

Identifikace – informace o tom, že se mají na chvíli ukázat na kameru (nakonec nebylo realizováno, všichni se buď ukázali sami nebo byli poznat po hlase)

Odkaz na prezenční listinu

Informace o tom

  • Kdo hlasuje
  • Jak se hlasuje – kde najdou „pacičku“, že ruku dávám dolů já
  • informace o tom, že schůze je nahrávána jen za účelem sečtení hlasů

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.